Pengertian Front Office / Resepsionis / Kantor depan
Frontoffice atau resepsionis atau staff kantor depan adalah area dimana pengunjung tiba dan pertama kali bertemu dengan seorang staf di suatu instansi atau perusahaan. Staf kantor depan akan menangani pertanyaan apa pun yang ditanyakan pengunjung, dan menempatkan mereka dalam kontak pertama dengan orang yang relevan di perusahaan tersebut. Istilah front office berbeda dengan istilah back office yang mengacu pada operasi perusahaan, personalia, akuntansi, penggajian dan departemen keuangan yang tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan.Front office atau resepsionis menerima informasi tentang pelanggan dan kemudian akan meneruskan ke departemen terkait di perusahaan. Front office juga dapat menghubungi bagian pemasaran atau penjualan jika pelanggan memiliki pertanyaan seputar penjualan atau pemasaran. Front office atau resepsionis merupakan posisi penting karena posisi ini akan selalu berhubungan dengan pelanggan.
Source Image: SlideShare
Pekerjaan yang paling umum bagi staf front office adalah melayani konsumen dan membantu secara internal di kantor. Staf yang bekerja di front office juga bisa menangani tugas sederhana, seperti mencetak dan mengetik tugas dan menyortir email. Meskipun staf kantor depan mungkin hanya perlu melakukan tugas seperti menjawab telepon, menggunakan printer dan mesin faks, pelatihan masih diperlukan untuk tugas ini. Front office terkait dengan sistem penyampaian layanan, dimana karyawan terlibat dengan pelanggan. Ini menggunakan parameter intensitas tenaga kerja untuk mengetahui karakteristik khas suatu layanan.
Front office merupakan "icon" perusahaan karena tugasnya memastikan pengunjung menerima sambutan yang hangat, hal ini juga termasuk mengkoordinasikan semua kegiatan di meja depan, termasuk panggilan, pemesanan dan layanan tamu. Manager staff ini harus menggabungkan kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional yang dinamis untuk mengawasi dan memimpin tim. Dapat menangani keluhan secara efisien dan memiliki pendekatan layanan pelanggan yang solid.
Tugas & Tanggung jawab Front Office
- Memastikan meja depan dalam keadaan rapi dan memiliki semua alat tulis dan materi yang diperlukan (misalnya pena, formulir dan selebaran informatif)
- Melatih, mengawasi dan mendukung staf kantor, termasuk resepsionis, penjaga keamanan dan agen call center
- Memastikan layanan pelanggan tepat waktu dan akurat
- Menangani keluhan dan permintaan pelanggan tertentu
- Memecahkan masalah keadaan darurat
- Memantau stok dan pesan perlengkapan kantor
- Memastikan distribusi surat yang benar
- Menyiapkan dan pantau anggaran kantor
- Menyimpan catatan biaya dan biaya kantor yang diperbarui
- Memastikan kebijakan dan persyaratan keamanan perusahaan terpenuhi
Persyaratan Yang Dibutuhkan
- Memiliki pengalaman kerja sebagai front office / resepsionis
- Berpengalaman dengan mesin kantor (misalnya mesin faks dan printer)
- Memiliki pengetahuan menyeluruh tentang layanan pelanggan, manajemen kantor dan prosedur pembukuan dasar
- Mahir berbahasa Inggris (lisan dan tulisan)
- Pengetahuan yang solid dari MS Office, khususnya Excel dan Word
- Memiliki komunikasi yang baik dan keterampilan orang
- Kemampuan organisasional dan multitasking yang baik
- Keterampilan memecahkan masalah